เขตข้อมูล (field)

     

เขตข้อมูล (field) คือ พื้นที่ที่กันไว้สำหรับเก็บข้อมูลตามที่กำหนดไว้ในโปรแกรมฐานข้อมูล ซึ่งเป็นหน่วยย่อยรองลงมาจากระเบียน เป็นข้อมูลที่แสดงลักษณะและคุณสมบัติเฉพาะของแต่ละระเบียน เช่น เขตข้อมูลปีที่พิมพ์จะเป็นส่วนที่บอกได้ว่าระเบียนที่ค้นคืนได้ หรือที่แสดงผลอยู่นั้นจัดพิมพ์ในปีใด หรือเขตข้อมูลชื่อเรื่องช่วยจำกัดผลการค้นให้ตรงกับความต้องการมากขึ้น                                                     
การลงรายการทรัพยากรห้องสมุดนั้น เขตข้อมูล (field) เป็นการกำหนดว่าแต่ละเขตข้อมูลนั้นจะมีความยาวเท่าไร และตำแหน่งเริ่มต้นที่ตำแหน่งใด โดยแต่ละระเบียนจะประกอบไปด้วยเขตข้อมูลจำนวนมากรวมกัน และจัดกลุ่มหรือประเภทของเขตข้อมูลด้วยหมายเลขประจำเขตข้อมูล โดยใช้เลข 3 หลัก เริ่มต้นจาก 001 ถึง 999 แทนชื่อเขตข้อมูลต่าง ๆ เพื่อให้เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถอ่านข้อมูล ค้นหา และประมวลผลได้อย่างรวดเร็ว

        เมื่อเรานำอักขระหลายๆตัวรวมกันโดยมีความหมายอย่างใดอย่างหนึ่งเราจะเรียกว่า เขตข้อมูลหรือฟิลด์ (filed) เช่น การรวมของตัวอักษรและตัวเลขเพื่อใช้แทนรหัสลูกค้า เช่น ‘C0100001’ เป็นต้น ฟิลด์คือกลุ่มของอักขระที่สัมพันธ์กันตั้งแต่ 1 ตัวขึ้นไปที่นำมารวมกันแล้วแสดงลักษณะหรือความหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง
       
ฟิลด์  สามารถแยกประเภทของฟิลด์ได้เป็น 3 ประเภทคือ
          - ฟิลด์ตัวเลข (numeric field) ประกอบด้วย อักขระที่เป็นตัวเลข ซึ่งอาจเป็นเลขจำนวนเต็มหรือทศนิยมและอาจมีเครื่องหมายลบหรือบวก เช่น ยอดคงเหลือในบัญชีเป็นกลุ่มของตัวเลข
          - ฟิลด์ตัวอักษร (alphabetic field) ประกอบด้วย อักขระที่เป็นตัวอักษรหรือช่องว่าง (blank) เช่น ชื่อลูกค้าเป็นกลุ่มของตัวอักษร
          - ฟิลด์อักขระ (character field หรือ alphanumeric field) ประกอบด้วย อักขระซึ่งอาจจะเป็นตัวเลขหรือตัวอักษรก็ได้ เช่น ที่อยู่ของลูกค้า
       ข้อมูลที่ปรากฏอยู่ในฟิลด์ เป็นหน่วยย่อยของระเบียนที่บรรจุอยู่ในแฟ้มข้อมูล เช่น ฟิลด์เลขรหัสประจำตัวบุคลากร ฟิลด์เงินเดือนของลูกจ้าง หรือฟิลด์เลขหมายโทรศัพท์ของพนักงาน ตัวอย่าง เช็คของธนาคารแห่งหนึ่งประกอบด้วย ชื่อที่อยู่ธนาคาร เช็คเลขที่ จ่ายจำนวนเงินเป็นตัวเลข จำนวนเงินเป็นตัวอักษร สาขาเลขที่ เลขที่บัญชี และลายเซ็น
       ฟิลด์บางฟิลด์อาจจะประกอบด้วยข้อมูลหลาย ๆ ประเภทรวมกันในฟิลด์ เช่น ฟิลด์วันที่ประกอบด้วย 3 ฟิลด์ย่อย ๆ คือ วันที่ เดือน และปี หรือในฟิลด์ชื่อธนาคาร ยังประกอบด้วยหลายฟิลด์ย่อย ๆ คือ ชื่อธนาคาร ที่อยู่ เมือง ประเทศ และรหัสไปรษณีย์

ที่มา:http://www.chandra.ac.th/office/ict/document/it/it04/page01.html

ระบบฐานข้อมูล (Database System)

             

              ฐานข้อมูล (Database)    เป็นการเก็บข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันให้อยู่ในหัวเรื่องหรือจุดประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่ง เช่น  ชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์เพื่อน สินค้าที่มีอยู่ในคลังสินค้า เป็นต้นซึ่งเมื่อได้รับการจัดหมวดหมู่แล้วจะทำให้สามารถนำเอาส่วนประกอบนั้นๆ เป็นตัวตั้งในการนำออกมาใช้ประโยชน์ได้

                ระบบฐานข้อมูล (Database System)   หมายถึงระบบที่รวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกันเข้าไว้ด้วยกัน อย่างมีระบบมีความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลต่าง ๆ ที่ชัดเจน ในระบบฐานข้อมูลจะประกอบด้วยแฟ้มข้อมูลหลายแฟ้มที่มีข้อมูล เกี่ยวข้องสัมพันธ์กันเข้าไว้ด้วยกันอย่างเป็นระบบและเปิดโอกาสให้ผู้ใช้สามารถใช้งานและดูแลรักษาป้องกันข้อมูลเหล่านี้ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ  ในการนำข้อมูลมาจัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ก็เช่นเดียวกันคือ จะต้องสร้างแฟ้มข้อมูลขึ้นมาสำหรับจัดเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันเป็นเรื่องๆ   โดยแต่ละแฟ้มข้อมูลจะประกอบด้วยข้อมูลส่วนย่อย ๆ หรือฟิลด์ (Field) หลายชิ้นที่มีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องกันและข้อมูลแต่ละชุดที่จัดเก็บในแฟ้มหรือระเบียน(Record) การจัดเก็บในลักษณะนี้จะแยกออกเป็นแฟ้มๆคล้ายกับการจัดเก็บในแฟ้มเอกสารที่เป็นกระดาษปกติ   แต่มีประสิทธิภาพการใช้งานและการบำรุงรักษาที่ดีกว่า

ประโยชน์ของการจัดทำระบบฐานข้อมูล

      การรวบรวมข้อมูลต่างๆ  เข้าเป็นระบบฐานข้อมูล โดยมีการออกแบบ การวิเคราะห์และสร้างความสัมพันธ์ของข้อมูล ซึ่งมีประโยชน์ต่อการใช้งานในสำนักงานทั่วไปอย่างมาก  ดังนี้
 1. ช่วยลดปัญหาของความซ้ำซ้อนของข้อมูลที่จัดเก็บเนื่องจากในขั้นตอนของการออกแบบฐานข้อมูล เมื่อพบข้อมูลบางส่วนที่ซ้ำซ้อนกันก็จะสามารถลดและปรับข้อมูลให้น้อยลง  ขณะที่ยังคงความสามารถในการเรียกดูข้อมูลได้ ดังเดิมโดยใช้การกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูล
 2. สามารถใช้ร่วมกันได้หลายคนและหลายหน่วยงานได้ ไม่จำกัดเฉพาะโปรแกรมในปัจจุบันเท่านั้นแต่สามารถใช้กับโปรแกรมที่จะพัฒนาในอนาคตด้วย
 3. สามารถหลีกเลี่ยงความขัดแย้งกันของข้อมูลได้ในระดับหนึ่ง  เนื่องจากความซ้ำซ้อนของข้อมูล ดังเหตุผลในข้อแรกเมื่อลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลแล้ว ระบบฐานข้อมูลก็จะมีข้อมูลเรื่องใดๆ  อยู่น้อยชุดที่สุด  ซึ่งสะดวกในการแก้ไข ปรับปรุงต่างจากในกรณีที่มีข้อมูลอย่างเดียวกันหลายชุด ถ้ามีการแก้ไขแล้วไม่ได้แก้ไขข้อมูลครบทุกชุด เมื่อมีการเรียกใช้ข้อมูลจะ พบข้อมูลเรื่องเดียวกัน แต่มีเนื้อหาต่างกัน
 4. สามารถควบคุมความถูกต้องของข้อมูล ทั้งในเรื่องความถูกต้องของข้อมูลในแฟ้มข้อมูล (Relational Integrity)  และความถูกต้องของความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูล (Referential Integrity)   สามารถควบคุมมาตรฐานของข้อมูลได้ ทั้งในลักษณะรูปแบบของข้อมูล (Format) การกำหนดรหัส (Coding) ในข้อมูลเรื่องเดียวกันให้เหมือนกัน
 5. การจัดทำระบบฐานข้อมูล จะเป็นการวางแผนระบบข้อมูลขององค์กร หรือหน่วยงานอย่างมีประสิทธิภาพ ลดความสูญเสียและความขัดแย้งของข้อมูลที่อาจจะมีขึ้น  ถ้าแต่ละแผนกแยกกันพัฒนาระบบข้อมูลของตนเอง
 6. สามารถควบคุมและรักษาความปลอดภัยของข้อมูลได้ เนื่องจากข้อมูลต่างๆ ถูกนำเข้ามาจัดเก็บในระบบฐานข้อมูล ซึ่งอยู่ที่ส่วนกลาง  มีผู้ดูแลข้อมูลอย่างชัดเจน  ผู้บริหารระบบฐานข้อมูล (Database Administration) ก็จะสามารถควบคุมการเข้าใช้  การแก้ไขข้อมูลของผู้เข้าใช้ทุกคน
 7. ทำให้มีความเป็นอิสระในการจัดการฐานข้อมูล   ถ้าต้องการเปลี่ยนแปลงวิธีการจัดเก็บหรือการเรียกใช้ข้อมูลการประยุกต์ใช้ทำได้ง่าย
ที่มา: http://cptd.chandra.ac.th/%5Cselfstud%5Cdbsystem%5C%E0.html

รูปแบบเเละองค์ประกอบของระบบฐานข้อมูล

รูปเเบบของระบบฐานข้อมูลมี 3 ประเภท คือ

1. ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relational Database)

เป็นการเก็บข้อมูลในรูปแบบที่เป็นตาราง (Table) หรือเรียกว่า รีเลชั่น (Relation) มีลักษณะเป็น 2 มิติ คือเป็นแถว (row) และเป็นคอลัมน์ (column) การเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างตาราง จะเชื่อมโยงโดยใช้แอททริบิวต์ (attribute) หรือคอลัมน์ที่เหมือนกันทั้งสองตารางเป็นตัวเชื่อมโยงข้อมูล ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์นี้จะเป็นรูปแบบของฐานข้อมูลที่นิยมใช้ในปัจจุบัน ดังตัวอย่าง

รหัสพนักงาน	ชื่อพนักงาน	ที่อยู่	เงินเดือน	รหัสแผนก
12501535 12534568 12503452 12356892 15689730	นายสมพงศ์ นายมนตรี นายเอก นายบรรทัด นายราชัน	กรุงเทพ นครปฐม กรุงเทพ นนทบุรี สมุทรปราการ	12000 12500 13500 11500 12000	VO VN VO VD VA

รูปแสดงตารางพนักงาน 

2. ฐานข้อมูลแบบเครือข่าย (Network Database)

ฐานข้อมูลแบบเครือข่ายจะเป็นการรวมระเบียนต่าง ๆ และความสัมพันธ์ระหว่างระเบียนแต่จะต่างกับฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ คือ ในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์จะแฝงความสัมพันธ์เอาไว้ โดยระเบียนที่มีความสัมพันธ์กันจะต้องมีค่าของข้อมูลในแอททริบิวต์ใดแอททริบิวต์หนึ่งเหมือนกัน แต่ฐานข้อมูลแบบเครือข่าย จะแสดงความสัมพันธ์อย่างชัดเจน

3. ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น (Hierarchical Database)

ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น เป็นโครงสร้างที่จัดเก็บข้อมูลในลักษณะความสัมพันธ์แบบพ่อ-ลูก (Parent-Child Relationship Type : PCR Type) หรือเป็นโครงสร้างรูปแบบต้นไม้ (Tree) ข้อมูลที่จัดเก็บในที่นี้ คือ ระเบียน (Record) ซึ่งประกอบด้วยค่าของเขตข้อมูล (Field) ของเอนทิตี้หนึ่งๆ ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้นนี้คล้ายคลึงกับฐานข้อมูลแบบเครือข่าย แต่ต่างกันที่ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น มีกฎเพิ่มขึ้นมาอีกหนึ่งประการ คือ ในแต่ละกรอบจะมีลูกศรวิ่งเข้าหาได้ไม่เกิน 1 หัวลูกศร

องค์ประกอบของระบบฐานข้อมูล
     เนื่องจากขอบเขตการจัดการฐานข้อมูลนั้นกว้างมาก ดังนั้นเราจึงน่าจะรู้จักกับองค์ประกอบต่างๆ ของฐานข้อมูล 
1.User คือ ผู้ใช้งานฐานข้อมูลโดยคนเหล่านั้นไม่จำเป็นต้องมีความรู้เกี่ยวกับฐานข้อมูลก็ได้ แต่รู้ว่าต้องการข้อมูลอะไรบ้างในการทำงาน 
2.Data  คือ ข้อมูลในฐานข้อมูล   เป็นส่วนที่ถูกนำมาใช้งาน ถูกเก็บอยู่ภายในอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์   โดยในมุมมองของผู้ใช้งานนั้นข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในตารางต่าง ๆ ของฐานข้อมูล 
3.DBMS  (Database Management System) คือซอฟต์แวร์ที่ทำหน้าที่คอยจัดการดูแลฐานข้อมูลให้สามารถใช้งานได้ง่าย มีประสิทธิภาพ และรักษาข้อมูลที่เก็บอยู่ภายในให้เชื่อถือได้เสมอ 
4.Database Server  คือระบบคอมพิวเตอร์ที่เก็บข้อมูลในฐานข้อมูล  ซึ่งมักจะติดตั้ง DBMS ไว้ภายในคอยทำหน้าที่  จัดการฐานข้อมูลโดยปกติมักจะเป็นคอมพิวเตอร์ที่มีประสิทธิภาพ  การทำงานในระดับสูงมาก เพราะต้องคอยรับการใช้งานพร้อม ๆ กันจาก User
5.DBA  (Database Administrator) คือเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบดูแลรักษาฐานข้อมูล  โดยจะใช้ DBMS เป็นเครื่องมือและคอยจัดการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นกับฐานข้อมูล